Elk voorjaar zitten veel zzp-ers met een schoenendoos vol bonnetjes aan de keukentafel. De aangifte inkomstenbelasting moet de deur uit en pas dan blijkt wat er het afgelopen jaar is blijven liggen. Dat kan anders. Wie gedurende het jaar een paar vaste gewoontes aanhoudt, heeft in het voorjaar nog maar weinig werk.
De administratieplicht in het kort
Als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden waaruit de Belastingdienst je inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden kan afleiden. Je moet die administratie zeven jaar bewaren. Voor gegevens over onroerend goed geldt een langere termijn. Het maakt niet uit of je dat op papier of digitaal doet, zolang het overzichtelijk en controleerbaar is.
Wat je het hele jaar bijhoudt
De basis is eenvoudig, maar je moet het wel consequent doen:
- Alle verkoopfacturen die je verstuurt, op volgorde en met een doorlopend factuurnummer.
- Alle inkoopfacturen en bonnen van zakelijke uitgaven.
- Je zakelijke bankafschriften, bij voorkeur van een aparte zakelijke rekening.
- Een overzicht van je bedrijfsmiddelen, zoals een laptop of bedrijfsauto, met aanschafdatum en prijs.
- Een urenregistratie, als je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek.
Die laatste wordt vaak vergeten. Om in aanmerking te komen voor ondernemersaftrek moet je aan het urencriterium voldoen. Dat moet je kunnen aantonen met een registratie, niet achteraf met een schatting.
Btw en inkomstenbelasting los van elkaar zien
Ben je btw-plichtig, dan doe je meestal per kwartaal btw-aangifte. Die gegevens vormen ook de basis voor je jaarcijfers. Het helpt om bij elke btw-aangifte meteen te controleren of alle facturen zijn verwerkt en of de bankmutaties kloppen. Zo bouw je de jaarafsluiting in vier kleinere stappen op.
Zet daarnaast elke maand een deel van je omzet apart voor de inkomstenbelasting. Een voorlopige aanslag helpt om het bedrag over het jaar te spreiden. Verwacht je meer of minder winst dan vorig jaar, laat die aanslag dan aanpassen, zodat je achteraf niet voor een grote naheffing staat.
Praktische gewoontes die tijd besparen
Maak direct een foto van elke bon en sla die op in een vaste map of boekhoudprogramma. Koppel uitgaven wekelijks aan je bankmutaties. Gebruik je de auto of telefoon ook privé, houd dan bij welk deel zakelijk is. En noteer bij twijfelachtige uitgaven meteen waarvoor ze dienden, want na een jaar weet je dat vaak niet meer.
Groeit je bedrijf of loop je tegen vragen aan over aftrekposten, investeringen of de keuze voor een bv, dan kan het lonen om de boekhouding uit te besteden. Kroess & Visser is een administratiekantoor in Rijswijk dat werkt voor zzp-ers en mkb-bedrijven in Den Haag en omgeving. Ondernemers die de administratie liever helemaal uit handen geven, kunnen via kroessvisser.nl ook de jaarafsluiting en aangifte laten verzorgen.
De aangifte zelf
Met een bijgehouden administratie is de aangifte vooral een kwestie van overnemen. Je winst volgt uit je omzet min je kosten en afschrijvingen. Daarna komen de ondernemersaftrek en de mkb-winstvrijstelling. Controleer ook de vooraf ingevulde gegevens, zoals je bankrekeningen en eventuele hypotheek, want die zijn niet altijd volledig.
Een goede administratie is geen klus voor één middag per jaar, maar een gewoonte van een paar minuten per week. Wie dat volhoudt, heeft in het voorjaar rust en een duidelijk beeld van hoe het bedrijf ervoor staat.
